Chaque réunion est différente et c’est la raison qui amène à aménager la salle dans laquelle elle se déroule en fonction de son type et du nombre de personnes. Suivant ce qui est attendu des participants, certaines dispositions de salle de réunion sont plus adaptées et plus propices à l’échange, alors que d’autres conviendront mieux pour placer un orateur face à son auditoire. Ce lieu rassemblant un certain nombre de personnes, son aménagement est le reflet de l’idée ou du produit qui va être présenté. Nous allons vous présenter les différents aménagements qu’il est possible de mettre en place pour convenir à chaque besoin.
Comment choisir la disposition de sa salle de réunion ?
Vous devez lister un certain nombre d’informations pour vous permettre de choisir l’aménagement de votre salle de réunion. Les personnes présentes et l’objet de la réunion sont les deux principaux critères qui vont guider votre choix sur la disposition à définir.
Pourquoi choisir avec soin l’aménagement d’une salle de réunion ?
Une salle de réunion est un lieu qui va accueillir un certain nombre de participants et se trouve être un lieu d’échange, d’information, de développement ou encore de convivialité. Pour que les participants s’y sentent à l’aise et évoluent dans un environnement favorable, il est important que celui-ci soit aménagé en conséquence. C’est aussi une manière de véhiculer l’image et le message de l’entreprise aux personnes ou collaborateurs qui seront présents.
Quels critères faut-il prendre en compte pour faire son choix ?
En fonction des objectifs de la réunion, du type d’événements ou encore du nombre de personnes amenées à être présentes, l’aménagement de la salle ne sera pas toujours identique. Certaines configurations sont idéales pour un petit nombre de participants, tandis que d’autres vont permettre à chacun de travailler plus efficacement. Il est donc nécessaire de définir à l’avance le type de réunion qui va être menée dans le but d’adapter la salle et les équipements.
Quelles sont les différentes dispositions de salle de réunion possibles ?
Il existe diverses manières d’aménager une salle de réunion, chacune s’adaptant mieux à l’objet de la réunion ou à son nombre.
La salle de réunion en théâtre
Ce type de configuration place les chaises de manière à être toute orientée vers la scène et l’orateur. L’aménagement de la salle de réunion en théâtre permet d’accueillir un très grand nombre de participants, qui toutefois ne sont pas dans la nécessité de prendre des notes.
Idéal pour une assemblée générale, il est recommandé d’utiliser un micro pour que les participants du fond de la salle ne soient pas pénalisés dans la bonne compréhension du récit.
La salle de réunion en U
En disposant la salle de réunion en forme de U, vous allez permettre à l’ensemble des participants de collaborer et échanger efficacement. Tout le monde va pouvoir interagir et le débat sera plus constructif.
Idéale pour un séminaire, cette disposition conviendra parfaitement jusqu’à une trentaine de participants.
La salle de réunion en classe
Similaire à une salle de classe, l’aménagement dans cette configuration place les participants dans une situation d’un cours scolaire et mobilise naturellement l’attention. Les tables au-devant de chaque chaise vont permettre plus facilement la prise de notes, face à l’orateur ou à l’écran situé au-devant des participants.
Idéale pour les formations, elle peut accueillir un grand nombre de personnes même pour un long moment, car sa configuration est confortable.
La salle de réunion en pavé ou BoardMeeting
Une grande table rectangulaire ou ovale est placée au centre de la salle avec des chaises tout autour. Les participants peuvent aisément échanger et débattre les uns avec les autres.
Idéale pour une réunion de travail entre des membres directeurs ou des chefs, elle peut rassembler un petit nombre de participants en favorisant la convivialité.
La salle de réunion en cadre
À l’inverse de la configuration en U, celle en forme de cadre se constitue avec un aménagement des tables en forme de carré ou de rectangle, mais qui se ferme. Dans cette mise en place, il n’y a pas de leader, tout le monde est mis au même niveau pour échanger et débattre.
Idéale pour échanger en brainstorming, elle place tous les participants sur un pied d’égalité.
La salle cocktail
La salle cocktail est composée de petites tables hautes qui peuvent se dispenser de chaises. S’il y en a, elles doivent évidemment être hautes pour se coordonner aux tables. Ce type d’aménagement suscite la décontraction et permet de mettre à l’aise l’ensemble des personnes présentes. Il y a une très grande liberté de circulation et d’échange parmi les participants.
Idéale pour les réceptions, elle peut aussi convenir pour des séminaires d’entreprise moins formels ou à la présentation d’un nouveau produit.
La salle en demi-lune
Assez similaire à l’aménagement théâtre, la salle en demi-lune dispose les chaises face à un orateur, conférencier ou écran au-devant de chaises placées en forme de demi-lune. Cet aménagement confère un environnement convivial tout en permettant d’installer un grand nombre de personnes.
Idéal pour une conférence ou une présentation de produit, elle peut s’adapter à un petit ou un grand nombre de participants en fonction du nombre de chaises installées. Vous ne devez pas hésiter à installer un micro pour que l’ensemble de l’auditoire puisse entendre.
La salle en îlots ou en cabaret
L’aménagement en îlots ou cabaret rassemble plusieurs tables et chaises disposées en groupe. Les personnes présentes autour de chaque îlot peuvent ainsi échanger aisément, et la table permet facilement la prise de note. Chaque groupe de travail peut ainsi se concentrer sur un projet commun, bien que les autres membres ne soient pas loin et que cela autorise également le dialogue.
Idéale lors de formation mêlant la pratique, de réunion de travail portant sur la recherche et le développement d’un produit ou d’un projet marketing, il permet de faire ressortir un plus grand nombre d’idées.
L’aménagement de salle de réunion | Une disposition à ne pas prendre à la légère
Il est donc utile d’adapter l’aménagement d’une salle de réunion en fonction de sa finalité et de l’investissement recherché de la part des participants. Qu’ils soient de simples auditeurs ou qu’ils doivent mettre en commun leurs idées, l’optimisation d’une salle de réunion est donc nécessaire pour favoriser l’écoute, l’échange et le débat. Ce qui serait tout autant le cas pour l’optimisation de la disposition d’une salle lors d’événements non professionnels
