¿Cuánto dura de verdad una reunión reservada? ¿Qué día se piden más las salas? ¿Cuántas reservas se cancelan en el último momento? Hemos contado un año de reservas hechas en SpotBooker por 183 organizaciones: empresas, coworkings, centros educativos, asociaciones y organismos públicos.
Las cifras clave
- El martes y el jueves son los días con más actividad: cada uno reúne cerca del 21 % de las reservas de la semana, frente al 14 % del viernes.
- Las 9 h y las 14 h son las horas punta. Una de cada seis reservas empieza a las 9 h. A las 12 h casi no empieza ninguna (4 %).
- La mitad de las reservas duran una hora o menos. La duración mediana es de 60 minutos, y una de cada ocho no pasa de 30 minutos.
- La organización mediana cancela el 13 % de sus reservas. Según la organización, la tasa va del 1 % al 49 %.
- Más de un tercio de las cancelaciones llegan menos de 24 horas antes de la franja, y el 28 % menos de dos horas antes.
- Casi una de cada tres reservas se hace con menos de 24 horas de antelación.
Los días: un pico a mitad de semana
Para cada organización con al menos 100 reservas mantenidas, calculamos la parte de cada día y luego hicimos la media entre organizaciones, para que las más grandes no pesen más que las demás.
| Día | Parte de las reservas |
|---|---|
| Lunes | 16 % |
| Martes | 21 % |
| Miércoles | 19 % |
| Jueves | 21 % |
| Viernes | 14 % |
El fin de semana solo representa el 5 % del total de reservas, sobre todo en coworkings y espacios abiertos al público.
Qué significa: si faltan salas, es el martes y el jueves. Antes de añadir una sala, mire si el lunes y el viernes pueden absorber las reuniones que se pueden mover.
Las horas: 9 h y 14 h, con un hueco a mediodía
Las reservas empiezan sobre todo a las 9 h (16 %), las 14 h (14 %) y las 10 h (14 %). El hueco de las 12 h (4 %) es claro. Después de las 17 h casi no empieza nada.
Qué significa: dos horas del día concentran casi un tercio de los inicios de reserva. Son ellas las que saturan las salas, no el día entero.
La duración: reuniones cortas
La duración mediana de una reserva es de 60 minutos. El 53 % de las reservas dura una hora o menos, el 12 % no pasa de 30 minutos y el 13 % dura cuatro horas o más (jornadas de formación, talleres, alquileres de media jornada).
Qué significa: una cuadrícula de reserva en tramos de 30 minutos cubre la gran mayoría de los usos. Las franjas mínimas de una hora hacen perder media hora a una de cada ocho reservas.
Las cancelaciones: a menudo en el último momento
Para las 17 organizaciones con al menos 200 reservas en el periodo, la tasa de cancelación mediana es del 13 %. Las diferencias son grandes: del 1 % al 49 %. Las tasas más altas vienen de organizaciones que crean series recurrentes y luego cancelan las sesiones que no necesitan.
Entre las cancelaciones con hora conocida (6.418):
- el 36 % llega menos de 24 horas antes del inicio;
- el 28 %, menos de dos horas antes;
- el 17 %, después de la hora de inicio.
Qué significa: una sala cancelada tarde suele ser una sala perdida, porque nadie tiene tiempo de aprovecharla. Una regla de cancelación tardía y el check-in por código QR, que libera la sala cuando nadie se presenta, recuperan esas franjas. Lo explicamos en nuestro artículo sobre las reservas no utilizadas.
La antelación: muchas reservas en el mismo día
El 31 % de las reservas se hace menos de 24 horas antes del inicio. En cambio, el 55 % se hace con más de una semana de antelación, en gran parte por las reservas recurrentes.
Las costumbres varían mucho: en la mitad de las organizaciones, menos del 5 % de las reservas son recurrentes; en otras, más del 90 %.
Qué significa: la herramienta tiene que servir tanto a quien reserva una sala para dentro de diez minutos como a quien planifica una clase para todo el año.
Método
- Fuente: las reservas registradas en SpotBooker, software para reservar salas y recursos compartidos.
- Periodo: del 26 de octubre de 2025 al 25 de octubre de 2026 (fecha de inicio de la franja).
- Alcance: 46.159 reservas en 183 organizaciones. Se excluyen las cuentas de demostración y de prueba, las reservas eliminadas y las importadas desde otra herramienta.
- Reservas mantenidas: reservas confirmadas, con o sin check-in. Los días y las horas se calculan sobre ellas, en la zona horaria de cada organización.
- Duración: calculada sobre las reservas mantenidas, sin la organización más activa, cuyas reservas de jornada completa sesgarían la mediana.
- Medias: para los días y las horas, cada organización con al menos 100 reservas mantenidas pesa lo mismo (22 organizaciones). Las demás cifras se refieren al conjunto de las reservas, salvo indicación contraria.
- Confidencialidad: solo se publican totales. No se puede identificar a ninguna organización ni persona.
Estas cifras describen a las organizaciones que usan SpotBooker. No son medias nacionales. Puede reutilizarlas citando la fuente: «Estudio SpotBooker 2026 sobre la reserva de salas».
¿Quiere ver estas cifras para sus propias salas? SpotBooker muestra estadísticas de uso y las exporta en CSV. La prueba de 14 días es gratuita y sin tarjeta.
