SpotBooker frente a las salas de Outlook (Microsoft 365)
Si su organización usa Microsoft 365, ya puede reservar salas en Outlook: cada sala tiene su buzón de sala y Room Finder ayuda a encontrar una libre. SpotBooker no tiene complemento de Outlook. Complementa o sustituye los buzones de sala cuando necesita páginas de reserva públicas, cuotas, aprobaciones, planos o la reserva de equipos, o cuando parte de quienes reservan no tiene cuenta de Microsoft.
Prueba gratuita de 14 días · Sin tarjeta de crédito · Usuarios ilimitados
En resumen
SpotBooker tiene sentido si…
- Parte de quienes reservan no tiene cuenta de Microsoft: alumnos, vecinos, socios, colaboradores
- Necesita cuotas por persona o grupo, franjas fijas o aprobación en varios niveles
- Comparte equipos o instrumentos de laboratorio, con sus accesorios
- Quiere planos, check-in con liberación automática y estadísticas de uso
Las salas de Outlook encajan mejor si…
- Todas las personas que reservan tienen cuenta de Microsoft 365 y trabajan en Outlook
- Una reserva es una reunión: la sala solo tiene que aparecer en la convocatoria
- Sus reglas son sencillas: sin solapamientos, una antelación máxima, una duración máxima
- No quiere otra herramienta, otro inicio de sesión ni otra suscripción
Comparación punto por punto
| Criterio | SpotBooker | Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Qué es | Una herramienta para reservar salas y recursos compartidos, que se usa en el navegador | Buzones de sala y de equipo de Exchange Online: se añade la sala a una convocatoria de reunión de Outlook; Room Finder ayuda a encontrar una sala libre |
| Precio | Plan gratuito (2 recursos) y, después, 39 €/mes o 390 €/año con 5 recursos incluidos | Función de Exchange Online, sin otra herramienta de reservas que comprar: consulte a Microsoft para los planes |
| Qué se reserva | Salas, equipos, vehículos, instrumentos de laboratorio y cualquier recurso compartido; se pueden reservar accesorios junto con un recurso, sin coste adicional | Salas (buzones de sala), espacios de trabajo y equipos como un proyector o un coche de empresa (buzones de equipo) |
| Dónde se reserva | En SpotBooker, desde cualquier navegador en el ordenador o el móvil, o en una página de reserva pública sin cuenta | En Outlook para Windows, Mac, la web, iOS y Android, añadiendo la sala a una convocatoria de reunión |
| Calendario de Outlook | Invitación .ics adjunta a los correos (opción del usuario) y suscripciones iCal por usuario y por recurso; sin sincronización bidireccional; sin complemento de Outlook | Integrado: la reserva es la propia reunión de Outlook |
| Reglas de reserva | Franjas horarias fijas (15/20/30/60 min), límites por día, semana o mes (en horas o en número de reservas), excepciones por grupo, regla de cancelación tardía | Antelación máxima (180 días por defecto), duración máxima (24 horas por defecto), solo en horario laboral, reuniones periódicas permitidas o no, y quién puede reservar |
| Aprobación | Aprobación simple o en varios niveles, por recurso | Unos delegados aceptan o rechazan las solicitudes; si hay varios, basta con que responda uno |
| Encontrar una sala | Planos, categorías, etiquetas y campos personalizados | Room Finder: búsqueda por ciudad y lista de salas, filtros por capacidad, planta y equipamiento; una búsqueda devuelve como máximo 100 salas |
| Check-in y ausencias | Check-in con código QR; el recurso se libera automáticamente si nadie hace el check-in | Ver el sitio de Microsoft |
| Puesta en marcha | En el área de administración de SpotBooker; los usuarios se pueden importar desde un archivo CSV o Excel | En el centro de administración de Exchange o con PowerShell; las listas de salas solo se crean con PowerShell; un cambio puede tardar de 24 a 48 horas en aparecer en Room Finder |
| Inicio de sesión | Correo y contraseña, Google, Microsoft Entra ID (SSO, restricción por tenant o dominio, grupos de Entra asociados a grupos) | Cuenta de Microsoft 365 de su organización |
| Información comprobada | octubre de 2026 | octubre de 2026, en Microsoft Learn |
La información sobre Microsoft procede de Microsoft Learn: «Manage resource mailboxes in Exchange Online» y «Configure rooms and workspaces for Room Finder», consultadas en octubre de 2026. Las funciones cambian: compruébelo en la documentación de Microsoft.
Donde Microsoft 365 es más fuerte
Microsoft 365 puede ser la mejor opción en estas situaciones. Preferimos decírselo antes de que se registre, no después.
Nada nuevo que aprender
La sala se reserva al crear la reunión, en el Outlook que ya se usa, en el ordenador o en el móvil.
Ya forma parte de Exchange Online
Los buzones de sala y de equipo vienen con Exchange Online: no hay otro producto que comprar ni conectar.
Un solo calendario
El calendario de la sala y la reunión son lo mismo: no hay nada que sincronizar. SpotBooker no tiene sincronización bidireccional con Outlook.
Donde SpotBooker encaja mejor
Personas fuera de Microsoft 365
Una página de reserva pública permite reservar una sala o un recurso sin cuenta, según sus reglas.
Reglas más allá de los solapamientos
Límites por día, semana o mes, excepciones por grupo, franjas fijas, regla de cancelación tardía y aprobación simple o en varios niveles.
Equipos e instrumentos
Un microscopio, un vehículo o una cámara se reservan como una sala, y se añaden accesorios a la misma reserva sin coste adicional.
Check-in y estadísticas
El check-in con código QR libera el recurso a los 15 minutos por defecto (ajustable de 5 a 60) si nadie se presenta; las estadísticas de uso se exportan en CSV.
Lo que SpotBooker no hace (hoy)
- Sin aplicación móvil nativa: SpotBooker se usa en el navegador, en el ordenador o en el móvil.
- Sin sincronización bidireccional con Outlook o Google Calendar: las reservas pueden enviarse como invitación .ics y seguirse con un feed de suscripción iCal.
- Sin aplicación para Teams, sin complemento de Outlook, sin API pública.
- Sin reserva de puestos por día, hot desking ni planificación de presencia.
- Sin sensores de ocupación ni pantallas de puerta.
Precios
SpotBooker
- Gratis: 2 recursos (salas, equipos…)
- Mensual: 39 €/mes, 5 recursos incluidos, +3 € por recurso adicional al mes
- Anual: 390 €/año, 5 recursos incluidos, +30 € por recurso adicional al año
- Usuarios ilimitados en todos los planes
- Prueba gratuita de 14 días, sin tarjeta de crédito
Microsoft 365
Los buzones de sala y de equipo son una función de Exchange Online: no hay un producto de reservas aparte que comprar. Compruebe con Microsoft qué incluye su plan. Usar SpotBooker al mismo tiempo no cambia su suscripción a Microsoft 365.
Preguntas frecuentes
¿Necesito SpotBooker si ya tenemos Microsoft 365?
No siempre. Si todas las personas que reservan tienen cuenta de Microsoft 365 y basta con evitar las reservas dobles, los buzones de sala y Room Finder pueden ser suficientes. SpotBooker ayuda cuando necesita cuotas, aprobaciones, planos, reserva de equipos o una página de reserva pública.
¿Tiene SpotBooker un complemento de Outlook?
No. SpotBooker no tiene complemento de Outlook ni aplicación para Teams. Se reserva en SpotBooker, desde el navegador.
¿Aparecen las reservas de SpotBooker en Outlook?
Sí, en modo de solo lectura: el usuario puede recibir una invitación .ics con los correos de reserva y suscribirse a un feed iCal de sus reservas o de un recurso. No hay sincronización bidireccional: una reunión creada en Outlook no reserva una sala en SpotBooker.
¿Se puede iniciar sesión con la cuenta de Microsoft?
Sí. SpotBooker admite el inicio de sesión con Microsoft Entra ID, puede limitarlo a su tenant o dominio, y los grupos de Entra se pueden asociar a grupos de SpotBooker para dar permisos.
¿Se pueden usar a la vez los buzones de sala y SpotBooker?
Sí, siempre que cada recurso se reserve en un solo sitio. Un reparto habitual: las salas de reuniones siguen en Outlook, y los equipos, laboratorios o salas abiertas al público pasan a SpotBooker.
Otras comparativas
Pruebe SpotBooker con sus propias salas
Cree sus espacios, invite a sus compañeros y defina sus reglas. La prueba de 14 días es gratuita y no requiere tarjeta de crédito.
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