SpotBooker vs les salles Outlook (Microsoft 365)
Si votre organisation utilise Microsoft 365, vous pouvez déjà réserver des salles dans Outlook : chaque salle a sa boîte aux lettres de salle, et Room Finder aide à en trouver une libre. SpotBooker n’a pas de complément Outlook. Il complète ou remplace les boîtes aux lettres de salle quand il vous faut des pages de réservation publiques, des quotas, des validations, des plans ou la réservation de matériel, ou quand une partie des réservants n’a pas de compte Microsoft.
Essai gratuit de 14 jours · Sans carte bancaire · Utilisateurs illimités
En bref
Choisissez SpotBooker si…
- Des réservants n’ont pas de compte Microsoft : élèves, habitants, partenaires, adhérents
- Il vous faut des quotas par personne ou par groupe, des créneaux fixes ou une validation à plusieurs niveaux
- Vous partagez du matériel ou des instruments de laboratoire, avec leurs accessoires
- Vous voulez des plans, un check-in avec libération automatique et des statistiques d’utilisation
Les salles Outlook conviennent mieux si…
- Tous les réservants ont un compte Microsoft 365 et travaillent dans Outlook
- Une réservation est une réunion : la salle doit simplement figurer dans l’invitation
- Vos règles sont simples : pas de conflit, un délai maximal, une durée maximale
- Vous ne voulez ni nouvel outil, ni nouvelle connexion, ni nouvel abonnement
Comparaison point par point
| Critère | SpotBooker | Microsoft 365 |
|---|---|---|
| De quoi il s’agit | Un outil de réservation de salles et de ressources partagées, utilisé dans le navigateur | Boîtes aux lettres de salle et d’équipement d’Exchange Online : on ajoute la salle à une invitation de réunion Outlook ; Room Finder aide à trouver une salle libre |
| Prix | Gratuit (2 ressources), puis 39 €/mois ou 390 €/an avec 5 ressources incluses | Fonction d’Exchange Online, sans outil de réservation à acheter en plus : voir Microsoft pour les abonnements |
| Ce qu’on réserve | Salles, matériel, véhicules, instruments de laboratoire et toute ressource partagée ; des accessoires peuvent être réservés avec une ressource, sans supplément | Salles (boîtes aux lettres de salle), espaces de travail, et équipements comme un vidéoprojecteur ou une voiture de service (boîtes aux lettres d’équipement) |
| Où l’on réserve | Dans SpotBooker, depuis n’importe quel navigateur sur ordinateur ou téléphone, ou sur une page de réservation publique sans compte | Dans Outlook pour Windows, Mac, le web, iOS et Android, en ajoutant la salle à une invitation de réunion |
| Agenda Outlook | Invitation .ics jointe aux e-mails (option de l’utilisateur) et flux d’abonnement iCal par utilisateur et par ressource ; pas de synchronisation bidirectionnelle ; pas de complément Outlook | Intégré : la réservation est la réunion Outlook elle-même |
| Règles de réservation | Grille de créneaux fixes (15/20/30/60 min), limites par jour, semaine ou mois (en heures ou en nombre de réservations), exceptions par groupe, règle d’annulation tardive | Délai de réservation à l’avance (180 jours par défaut), durée maximale (24 heures par défaut), heures ouvrées seulement, réunions périodiques autorisées ou non, et qui peut réserver |
| Validation | Validation simple ou à plusieurs niveaux, par ressource | Des délégués acceptent ou refusent les demandes ; s’il y en a plusieurs, l’accord d’un seul suffit |
| Trouver une salle | Plans, catégories, étiquettes et champs personnalisés | Room Finder : recherche par ville et par liste de salles, filtres par capacité, étage et équipements ; une recherche renvoie 100 salles au plus |
| Check-in et absences | Check-in par QR code ; la ressource est libérée automatiquement si personne ne se présente | Voir le site de Microsoft |
| Mise en place | Dans l’espace d’administration de SpotBooker ; utilisateurs importables depuis un fichier CSV ou Excel | Dans le centre d’administration Exchange ou en PowerShell ; les listes de salles se créent uniquement en PowerShell ; un changement peut mettre 24 à 48 heures à apparaître dans Room Finder |
| Connexion | E-mail et mot de passe, Google, Microsoft Entra ID (SSO, restriction par tenant ou domaine, groupes Entra associés aux groupes) | Compte Microsoft 365 de votre organisation |
| Informations vérifiées | octobre 2026 | octobre 2026, sur Microsoft Learn |
Informations sur Microsoft issues de Microsoft Learn : « Manage resource mailboxes in Exchange Online » et « Configure rooms and workspaces for Room Finder », consultées en octobre 2026. Les fonctionnalités évoluent : vérifiez dans la documentation de Microsoft.
Là où Microsoft 365 est plus fort
Microsoft 365 peut être le meilleur choix dans ces situations. Nous préférons vous le dire avant votre inscription plutôt qu'après.
Rien de nouveau à apprendre
On réserve la salle en créant la réunion, dans l’Outlook qu’on utilise déjà, sur ordinateur ou sur téléphone.
Déjà dans Exchange Online
Les boîtes aux lettres de salle et d’équipement font partie d’Exchange Online : aucun produit à acheter ni à connecter.
Un seul agenda
L’agenda de la salle et la réunion ne font qu’un : rien à synchroniser. SpotBooker n’a pas de synchronisation bidirectionnelle avec Outlook.
Là où SpotBooker convient mieux
Des réservants hors Microsoft 365
Une page de réservation publique permet à des personnes sans compte de réserver une salle ou une ressource, selon vos règles.
Des règles au-delà des conflits
Limites par jour, semaine ou mois, exceptions par groupe, créneaux fixes, règle d’annulation tardive, validation simple ou à plusieurs niveaux.
Matériel et instruments
Un microscope, un véhicule ou une caméra se réservent comme une salle, et l’on ajoute des accessoires à la même réservation sans supplément.
Check-in et statistiques
Le check-in par QR code libère la ressource au bout de 15 minutes par défaut (réglable de 5 à 60) si personne ne vient ; les statistiques d’utilisation s’exportent en CSV.
Ce que SpotBooker ne fait pas (aujourd’hui)
- Pas d'application mobile native : SpotBooker s'utilise dans le navigateur, sur ordinateur ou sur téléphone.
- Pas de synchronisation bidirectionnelle avec Outlook ou Google Agenda : les réservations peuvent être envoyées en invitation .ics et suivies par un flux d'abonnement iCal.
- Pas d'application Teams, pas de complément Outlook, pas d'API publique.
- Pas de réservation de poste à la journée, de flex office ni de planning de présence.
- Pas de capteurs d'occupation ni d'écrans de porte.
Tarifs
SpotBooker
- Gratuit : 2 ressources (salles, équipements…)
- Mensuel : 39 €/mois, 5 ressources incluses, +3 € par ressource supplémentaire et par mois
- Annuel : 390 €/an, 5 ressources incluses, +30 € par ressource supplémentaire et par an
- Utilisateurs illimités dans toutes les formules
- Essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire
Microsoft 365
Les boîtes aux lettres de salle et d’équipement sont une fonction d’Exchange Online : il n’y a pas de produit de réservation à acheter en plus. Vérifiez chez Microsoft ce que comprend votre abonnement. Utiliser SpotBooker à côté ne change rien à votre abonnement Microsoft 365.
Questions fréquentes
Ai-je besoin de SpotBooker si nous avons déjà Microsoft 365 ?
Pas toujours. Si tous les réservants ont un compte Microsoft 365 et qu’il suffit d’éviter les doubles réservations, les boîtes aux lettres de salle et Room Finder peuvent suffire. SpotBooker sert quand il vous faut des quotas, des validations, des plans, la réservation de matériel ou une page de réservation publique.
SpotBooker a-t-il un complément Outlook ?
Non. SpotBooker n’a ni complément Outlook ni application Teams. On réserve dans SpotBooker, depuis le navigateur.
Les réservations SpotBooker apparaissent-elles dans Outlook ?
Oui, en lecture seule : l’utilisateur peut recevoir une invitation .ics avec ses e-mails de réservation et s’abonner à un flux iCal de ses réservations ou d’une ressource. Il n’y a pas de synchronisation bidirectionnelle : une réunion créée dans Outlook ne réserve pas de salle dans SpotBooker.
Peut-on se connecter avec son compte Microsoft ?
Oui. SpotBooker accepte la connexion Microsoft Entra ID, peut la limiter à votre tenant ou à votre domaine, et les groupes Entra peuvent être associés à des groupes SpotBooker pour donner les droits.
Peut-on utiliser les boîtes aux lettres de salle et SpotBooker en même temps ?
Oui, à condition que chaque ressource se réserve à un seul endroit. Un partage courant : les salles de réunion restent dans Outlook, le matériel, les laboratoires ou les salles ouvertes au public passent dans SpotBooker.
Autres comparatifs
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