Établissements scolaires & universités

La réservation de salles et de matériel pour les établissements scolaires

Salles informatiques, laboratoires de sciences, salles de classe, chariots d'ordinateurs : avec SpotBooker, les enseignants les réservent en quelques clics, sur une grille de créneaux fixes, dans les quotas que vous fixez et avec la validation de la direction quand il le faut.

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Pensé pour le fonctionnement réel d'un établissement

Salles, labos et matériel au même endroit

Salles informatiques, laboratoires, salles de classe, gymnase, amphithéâtre, chariots de portables ou de tablettes, vidéoprojecteurs : chaque ressource partagée devient réservable, classée par catégorie et par bâtiment, et peut être placée sur un plan.

Une grille de créneaux calée sur la journée de cours

Imposez des créneaux fixes de 15, 20, 30 ou 60 minutes : les réservations commencent à l'heure pile et durent un nombre entier de créneaux, fini les 10 h 07 – 10 h 52. Une durée pour l'établissement, une autre pour un tag ou une ressource précise.

Des quotas équitables par enseignant

Plafonnez les heures par jour, par semaine ou par mois, ou le nombre de réservations sur une salle très demandée. Donnez des limites différentes aux enseignants, élèves ou personnels grâce aux groupes, et faites compter les annulations tardives.

Validation par la direction

Faites passer les demandes sur les salles ou le matériel sensibles par un ou plusieurs niveaux, par exemple le technicien de laboratoire puis le proviseur adjoint. Chaque niveau a un délai de réponse ; une demande sans réponse expire et libère le créneau.

Connexion avec les comptes Microsoft de l'établissement

Reliez votre annuaire Microsoft Entra ID : les personnels se connectent avec leur compte de l'établissement, limité à vos domaines si vous le souhaitez, et les groupes de l'annuaire peuvent alimenter les groupes SpotBooker à chaque connexion.

Les réservations dans l'agenda de chacun

Les utilisateurs qui l'activent reçoivent une invitation d'agenda avec chaque e-mail de réservation, mise à jour au fil de la validation. Des liens d'abonnement reflètent les réservations d'une personne ou le planning complet d'une salle dans Outlook, Google ou Apple.

Qu'est-ce qui change pour votre établissement ?

De la feuille punaisée en salle des profs à un planning auquel tout le monde peut se fier.

Sans SpotBooker

La salle informatique se réserve sur une feuille papier ou un tableur partagé, avec des doublons et aucun historique
Quelques enseignants monopolisent les meilleures salles et le matériel pour tout le trimestre
Les demandes de labo ou de salle spécifique font des allers-retours par e-mail jusqu'à ce que la direction réponde

Avec SpotBooker

Les enseignants voient ce qui est libre et réservent sur des créneaux alignés sur la journée de cours
Des quotas par groupe garantissent un accès équitable, et chacun voit ce qu'il lui reste
Les demandes suivent une chaîne de validation avec délais, et tout l'historique figure dans l'export des statistiques

Comment un établissement met en place SpotBooker

Trois étapes, de votre annuaire au premier cours réservé.

Connectez les comptes et les groupes

Reliez votre annuaire Microsoft Entra ID ou importez les utilisateurs depuis un fichier CSV ou Excel. Créez des groupes comme enseignants, élèves et administration, et associez-y les groupes de l'annuaire.

Ajoutez salles, labos et matériel

Créez les ressources par catégorie, puis réglez la grille de créneaux, les quotas et les ressources soumises à validation. Placez les salles sur un plan si cela aide à les trouver.

Les enseignants réservent, la direction garde la main

Les enseignants réservent un créneau ou une série hebdomadaire, les valideurs tranchent depuis le tableau de bord ou l'e-mail, et les statistiques montrent le taux d'occupation et les absences salle par salle.

Bon à savoir avant de commencer

La grille utilise des créneaux réguliers de 15, 20, 30 ou 60 minutes comptés depuis minuit. Elle n'importe pas votre emploi du temps : des heures de cours qui commencent à 8 h 05 ou durent 55 minutes doivent être arrondies à la grille la plus proche.
Les agendas sont alimentés par des invitations (.ics) et des liens d'abonnement pour Outlook, Google Agenda et Apple Calendrier. Il n'y a pas de synchronisation bidirectionnelle avec les agendas Microsoft 365.
La connexion Microsoft exige que votre administrateur informatique donne son consentement pour toute l'organisation dans Microsoft Entra ID avant la première connexion.
La grille de créneaux, les limites de réservation, la validation à plusieurs niveaux et la connexion Microsoft sont inclus dans les offres payantes.

Prêt à transformer vos espaces ?

Créez votre compte, ajoutez quelques salles et un chariot d'ordinateurs, et voyez comment SpotBooker s'adapte à la semaine de votre établissement avant de l'ouvrir à tous les enseignants.