SpotBooker vs Google Agenda pour réserver vos salles
Si votre organisation utilise Google Workspace, l’administrateur peut créer les salles comme ressources d’agenda, et chacun les ajoute à ses événements. C’est souvent suffisant. Cette page explique où cela s’arrête, et ce que SpotBooker ajoute.
Essai gratuit de 14 jours · Sans carte bancaire · Utilisateurs illimités
En bref
SpotBooker se justifie quand…
- Il vous faut des règles : quotas par personne ou par groupe, créneaux fixes, annulation tardive
- Certaines réservations doivent être validées par une ou plusieurs personnes
- Des salles sont souvent réservées puis laissées vides, et vous voulez un check-in avec libération automatique
- Des personnes extérieures (ou sans compte Workspace) doivent réserver
Google Agenda suffit quand…
- Tous ceux qui réservent ont un compte Google Workspace
- Vous avez peu de salles et peu de conflits
- Vous n’avez besoin ni de quotas, ni de validation, ni de check-in
- Vous voulez que la réservation soit l’invitation à la réunion, avec Google Meet
Comparaison point par point
| Critère | SpotBooker | Google Agenda |
|---|---|---|
| Ce qu’il faut | Un compte SpotBooker ; connexion par e-mail, Google ou Microsoft | Un compte Google Workspace (professionnel ou scolaire) ; salles créées par un administrateur dans la console d’administration |
| Coût | Gratuit (2 ressources), puis 39 €/mois ou 390 €/an avec 5 ressources incluses | Inclus dans Google Workspace, facturé par utilisateur |
| Comment on réserve | Planning de chaque ressource, recherche multicritère (SpotFinder), plans d’étage | On ajoute une salle à un événement ; conflits vérifiés jusqu’à 12 mois à l’avance |
| Qui peut réserver | Groupes et permissions par ressource | Droits de partage sur l’agenda de la salle |
| Règles de réservation | Grille de créneaux fixes (15/20/30/60 min), limites par jour, semaine ou mois (en heures ou en nombre de réservations), exceptions par groupe, règle d’annulation tardive | Acceptation automatique si la salle est libre ; nous n’avons trouvé dans la documentation Google aucun réglage de durée maximale ni de quota par personne |
| Validation | Validation simple ou à plusieurs niveaux | Un gestionnaire de ressource peut accepter ou refuser au nom de la salle (mise en place par un super-administrateur) |
| Réservations fantômes | Check-in par QR code ; la ressource est libérée automatiquement si personne ne se présente | Salles libérées quand les invités refusent, dans certaines éditions ; nous n’avons pas trouvé de check-in qui libère une salle quand personne ne vient |
| Personnes extérieures | Page de réservation publique, sans compte | Seulement des adresses ou domaines autorisés par l’administrateur (bêta depuis avril 2026) |
| Statistiques | Statistiques d’utilisation et export CSV | Tableau de bord Room Insights dans la console d’administration |
| Agenda | Invitation .ics jointe aux e-mails (option de l’utilisateur) et flux d’abonnement iCal par utilisateur et par ressource ; pas de synchronisation bidirectionnelle | Natif : la réservation est l’événement d’agenda, avec Google Meet |
Informations sur Google issues des centres d’aide officiels Google Workspace et Google Agenda et du blog Workspace Updates, consultés en octobre 2026. Les fonctionnalités dépendent de votre édition Workspace.
Là où Google Agenda est plus fort
Google Agenda peut être le meilleur choix dans ces situations. Nous préférons vous le dire avant votre inscription plutôt qu'après.
Déjà dans l’agenda de chacun
La salle s’ajoute à la réunion elle-même : rien de nouveau à apprendre, et la réservation, les invités et le lien Google Meet tiennent dans un seul événement.
Pas d’abonnement en plus
Les ressources de salle font partie de Google Workspace. Si cela couvre vos besoins, inutile d’ajouter un outil.
Le matériel de salle
Avec le matériel Google Meet, on peut réserver la salle sur place depuis l’appareil installé dans la salle, selon la documentation Google.
Là où SpotBooker convient mieux
Des règles qui s’appliquent seules
Limites en heures ou en nombre de réservations par jour, semaine ou mois, exceptions par groupe, créneaux fixes, règle d’annulation tardive : SpotBooker les applique au moment de la réservation.
Un check-in contre les réservations fantômes
Les utilisateurs confirment leur présence avec un QR code à l’entrée de la salle. Si personne ne fait le check-in, la ressource est libérée et d’autres peuvent la réserver.
Ouvert aux personnes sans compte
Une page de réservation publique permet à des parents, partenaires ou habitants de réserver sans compte, et les utilisateurs Microsoft ou par e-mail peuvent aussi se connecter.
Toute ressource, sur un plan
Salles, matériel, véhicules ou places de parking, avec catégories, champs personnalisés, plans d’étage et recherche multicritère.
Ce que SpotBooker ne fait pas (aujourd’hui)
- Pas d'application mobile native : SpotBooker s'utilise dans le navigateur, sur ordinateur ou sur téléphone.
- Pas de synchronisation bidirectionnelle avec Outlook ou Google Agenda : les réservations peuvent être envoyées en invitation .ics et suivies par un flux d'abonnement iCal.
- Pas d'application Teams, pas de complément Outlook, pas d'API publique.
- Pas de réservation de poste à la journée, de flex office ni de planning de présence.
- Pas de capteurs d'occupation ni d'écrans de porte.
Tarifs
SpotBooker
- Gratuit : 2 ressources (salles, équipements…)
- Mensuel : 39 €/mois, 5 ressources incluses, +3 € par ressource supplémentaire et par mois
- Annuel : 390 €/an, 5 ressources incluses, +30 € par ressource supplémentaire et par an
- Utilisateurs illimités dans toutes les formules
- Essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire
Google Agenda
Les ressources de salle sont incluses dans Google Workspace, facturé par utilisateur et par mois (voir la page tarifs de Google pour votre pays). Certaines fonctions, comme la libération des salles quand les invités refusent, sont réservées à certaines éditions.
Questions fréquentes
Peut-on réserver des salles gratuitement avec Google Agenda ?
Les ressources de salle sont une fonction de Google Workspace : il faut un compte professionnel ou scolaire et un administrateur pour les créer. Un compte Gmail personnel peut seulement partager un agenda ordinaire pour une salle.
SpotBooker se synchronise-t-il avec Google Agenda ?
Pas dans les deux sens. Les utilisateurs peuvent se connecter avec Google, recevoir une invitation .ics jointe aux e-mails et s’abonner au flux iCal de leurs réservations ou d’une ressource.
Google Agenda peut-il limiter la durée ou la fréquence des réservations ?
Nous n’avons pas trouvé ce réglage dans la documentation Google : l’accès se gère par les droits de partage de l’agenda. SpotBooker propose des limites par jour, semaine ou mois, avec des exceptions par groupe.
Des personnes extérieures peuvent-elles réserver une salle ?
Dans Google Workspace, seulement des adresses ou domaines autorisés par l’administrateur, depuis leur propre agenda (fonction en bêta depuis avril 2026). SpotBooker propose une page de réservation publique qui fonctionne sans compte.
Peut-on garder Google Agenda et ajouter SpotBooker ?
Oui. Matériel, réservations extérieures ou règles peuvent passer par SpotBooker pendant que les réunions restent dans Google Agenda ; les flux iCal affichent les réservations SpotBooker dans votre agenda.
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