SpotBooker vs Excel ou Google Sheets
Dans beaucoup d’écoles, de PME, de mairies et d’associations, les salles se gèrent dans un tableur partagé ou sur une feuille scotchée à la porte. Ce n’est pas une erreur : cela marche souvent. Voici comment savoir quand ce n’est plus le cas.
Essai gratuit de 14 jours · Sans carte bancaire · Utilisateurs illimités
En bref
Il est temps de changer quand…
- Les doubles réservations ou les lignes effacées reviennent régulièrement
- Une personne passe du temps à répondre « la salle est-elle libre ? » et à arbitrer
- Il vous faut des règles : qui réserve quoi, combien de temps, avec quelle validation
- Des personnes extérieures (parents, habitants, adhérents) demandent des salles par e-mail ou par téléphone
Le tableur suffit quand…
- Vous avez une ou deux salles et une petite équipe
- Les conflits sont rares et se règlent d’un mot
- Personne n’a besoin de validation, de quotas ou de rappels
- Une personne tient le fichier à jour
Comparaison point par point
| Critère | SpotBooker | Excel / Google Sheets |
|---|---|---|
| Coût | Gratuit (2 ressources), puis 39 €/mois ou 390 €/an avec 5 ressources incluses | Généralement déjà inclus dans votre suite bureautique |
| Mise en route | Créez vos ressources, importez utilisateurs et réservations depuis un fichier CSV ou Excel | Immédiate : un tableau et un lien |
| Doubles réservations | Disponibilité vérifiée à la réservation ; personne n’écrase personne | Possibles si deux personnes écrivent dans la même case ou si l’une efface l’autre |
| Règles | Grille de créneaux fixes (15/20/30/60 min), limites par jour, semaine ou mois (en heures ou en nombre de réservations), exceptions par groupe, règle d’annulation tardive | Non appliquées, sauf à construire des formules ou des scripts |
| Validation | Validation simple ou à plusieurs niveaux | Par e-mail ou de vive voix |
| Rappels | Rappels automatiques | Aucun |
| Salles réservées mais vides | Check-in par QR code ; la ressource est libérée automatiquement si personne ne se présente | Invisibles |
| Qui peut réserver | Groupes et permissions ; page publique pour les personnes sans compte | Toute personne qui peut modifier le fichier peut changer n’importe quelle ligne |
| Historique et statistiques | Statistiques d’utilisation et export CSV | À la main, si le fichier est bien tenu |
| Réservations récurrentes | Oui | Copier-coller |
Ce comparatif décrit un tableur partagé courant, sans macros ni scripts. Avec assez de travail, un tableur peut être enrichi ; il faut alors quelqu’un pour le maintenir.
Là où Excel / Google Sheets est plus fort
Excel / Google Sheets peut être le meilleur choix dans ces situations. Nous préférons vous le dire avant votre inscription plutôt qu'après.
Aucune mise en place, aucun nouvel outil
Tout le monde sait déjà se servir d’un tableur, et il est généralement inclus dans les logiciels que vous payez déjà.
Une liberté totale
Vous ajoutez les colonnes et les notes que vous voulez. Pour un besoin très ponctuel, cette souplesse compte plus que des règles.
Là où SpotBooker convient mieux
Fini les doubles réservations
La disponibilité est vérifiée au moment de réserver. Plus de lignes écrites les unes sur les autres ni de versions du fichier qui se contredisent.
Des règles sans arbitre
Limites par personne ou par groupe, créneaux fixes, validation par une ou plusieurs personnes : c’est l’outil qui les applique, pas un collègue.
Pensé pour ceux dont la gestion de salles n’est pas le métier
Écoles, PME, collectivités, associations, services généraux : les utilisateurs sont illimités, donc tout le personnel, les enseignants ou les bénévoles peuvent réserver, et l’offre gratuite couvre 2 ressources.
Une transition en douceur
Importez vos utilisateurs et vos réservations existantes depuis un fichier CSV ou Excel, puis partagez la page de réservation publique avec les personnes extérieures.
Ce que SpotBooker ne fait pas (aujourd’hui)
- Pas d'application mobile native : SpotBooker s'utilise dans le navigateur, sur ordinateur ou sur téléphone.
- Pas de synchronisation bidirectionnelle avec Outlook ou Google Agenda : les réservations peuvent être envoyées en invitation .ics et suivies par un flux d'abonnement iCal.
- Pas d'application Teams, pas de complément Outlook, pas d'API publique.
- Pas de réservation de poste à la journée, de flex office ni de planning de présence.
- Pas de capteurs d'occupation ni d'écrans de porte.
Tarifs
SpotBooker
- Gratuit : 2 ressources (salles, équipements…)
- Mensuel : 39 €/mois, 5 ressources incluses, +3 € par ressource supplémentaire et par mois
- Annuel : 390 €/an, 5 ressources incluses, +30 € par ressource supplémentaire et par an
- Utilisateurs illimités dans toutes les formules
- Essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire
Excel / Google Sheets
Un tableur est généralement inclus dans une suite bureautique que vous payez déjà (Microsoft 365, Google Workspace) ou gratuit (LibreOffice). Son vrai coût, c’est le temps passé à le tenir à jour et à régler les conflits.
Questions fréquentes
Peut-on gérer les réservations de salles avec Excel ?
Oui, pour quelques salles et une petite équipe. Cela devient difficile quand plusieurs personnes réservent en même temps, quand des règles doivent être respectées ou quand des personnes extérieures doivent réserver.
Existe-t-il une alternative gratuite au tableur de réservation ?
L’offre gratuite de SpotBooker couvre 2 ressources (salles, matériel…) avec des utilisateurs illimités. Les formules payantes commencent à 39 €/mois pour 5 ressources.
Peut-on importer notre tableur existant ?
Oui. Utilisateurs et réservations s’importent depuis un fichier CSV ou Excel, après avoir fait correspondre les noms de salles de votre fichier avec vos ressources SpotBooker.
Nos utilisateurs doivent-ils installer quelque chose ?
Non. SpotBooker s’utilise dans le navigateur, sur ordinateur ou sur téléphone. Il n’y a pas d’application mobile native.
Et la feuille sur la porte ?
Affichez plutôt un QR code à l’entrée de la salle : on le scanne pour faire son check-in, et si personne ne le fait, la salle est libérée automatiquement.
Autres comparatifs
Essayez SpotBooker avec vos propres salles
Créez vos espaces, invitez vos collègues et fixez vos règles. L'essai de 14 jours est gratuit et sans carte bancaire.
Commencer l'essai gratuitEssai gratuit de 14 jours · Sans carte bancaire · Utilisateurs illimités