SpotBooker frente a Excel o Google Sheets
En muchos centros educativos, pequeñas empresas, ayuntamientos y asociaciones, las salas se gestionan en una hoja de cálculo compartida o en un papel pegado en la puerta. No es un error: a menudo funciona. Así puede saber cuándo deja de hacerlo.
Prueba gratuita de 14 días · Sin tarjeta de crédito · Usuarios ilimitados
En resumen
Es momento de cambiar cuando…
- Las reservas duplicadas o las líneas sobrescritas son habituales
- Una persona dedica tiempo a responder «¿está libre la sala?» y a arbitrar
- Necesita reglas: quién puede reservar qué, durante cuánto tiempo y con la aprobación de quién
- Personas externas (familias, vecinos, socios) piden salas por correo o por teléfono
Una hoja de cálculo basta cuando…
- Tiene una o dos salas y un equipo pequeño
- Los conflictos son poco frecuentes y se resuelven hablando
- Nadie necesita aprobaciones, cuotas ni recordatorios
- Una persona mantiene el archivo en orden
Comparación punto por punto
| Criterio | SpotBooker | Excel / Google Sheets |
|---|---|---|
| Coste | Plan gratuito (2 recursos) y, después, 39 €/mes o 390 €/año con 5 recursos incluidos | Normalmente ya incluida en su paquete ofimático |
| Puesta en marcha | Cree sus recursos, importe usuarios y reservas desde CSV o Excel | Inmediata: una tabla y un enlace |
| Reservas duplicadas | Disponibilidad comprobada al reservar; nadie sobrescribe a nadie | Posibles si dos personas escriben en la misma celda o una sobrescribe a otra |
| Reglas | Franjas horarias fijas (15/20/30/60 min), límites por día, semana o mes (en horas o en número de reservas), excepciones por grupo, regla de cancelación tardía | No se aplican, salvo que cree fórmulas o scripts |
| Aprobación | Aprobación simple o en varios niveles | Por correo o en persona |
| Recordatorios | Recordatorios automáticos por correo | Ninguno |
| Reservas fantasma | Check-in con código QR; el recurso se libera automáticamente si nadie hace el check-in | No se ven |
| Quién puede reservar | Grupos y permisos; página pública para personas sin cuenta | Cualquiera con permiso de edición puede modificar cualquier línea |
| Historial y estadísticas | Estadísticas de uso y exportación CSV | Manual, si el archivo se mantiene ordenado |
| Reservas periódicas | Sí | Copiar y pegar |
Esta comparación describe una hoja de cálculo compartida típica, sin macros ni scripts. Con suficiente trabajo, una hoja de cálculo puede ampliarse; después alguien tiene que mantenerla.
Donde Excel / Google Sheets es más fuerte
Excel / Google Sheets puede ser la mejor opción en estas situaciones. Preferimos decírselo antes de que se registre, no después.
Sin configuración ni herramientas nuevas
Todo el mundo sabe ya usar una hoja de cálculo, y normalmente está incluida en el software que ya paga.
Flexibilidad total
Puede añadir las columnas o notas que quiera. Para una necesidad muy puntual, esa libertad importa más que las reglas.
Donde SpotBooker encaja mejor
Se acabaron las reservas duplicadas
La disponibilidad se comprueba cuando alguien reserva. Se acabaron las líneas escritas unas encima de otras y las versiones del archivo que no coinciden.
Reglas sin árbitro
Límites por persona o grupo, franjas horarias fijas, aprobación de una o varias personas: las aplica la herramienta, no un compañero.
Pensado para organizaciones cuyo oficio no es gestionar salas
Centros educativos, pymes, administraciones locales y asociaciones: los usuarios son ilimitados, así que todo el personal, el profesorado o los voluntarios pueden reservar, y el plan gratuito cubre 2 recursos.
Transición sin complicaciones
Importe sus usuarios y sus reservas actuales desde un archivo CSV o Excel y, después, comparta la página de reserva pública con las personas ajenas a la organización.
Lo que SpotBooker no hace (hoy)
- Sin aplicación móvil nativa: SpotBooker se usa en el navegador, en el ordenador o en el móvil.
- Sin sincronización bidireccional con Outlook o Google Calendar: las reservas pueden enviarse como invitación .ics y seguirse con un feed de suscripción iCal.
- Sin aplicación para Teams, sin complemento de Outlook, sin API pública.
- Sin reserva de puestos por día, hot desking ni planificación de presencia.
- Sin sensores de ocupación ni pantallas de puerta.
Precios
SpotBooker
- Gratis: 2 recursos (salas, equipos…)
- Mensual: 39 €/mes, 5 recursos incluidos, +3 € por recurso adicional al mes
- Anual: 390 €/año, 5 recursos incluidos, +30 € por recurso adicional al año
- Usuarios ilimitados en todos los planes
- Prueba gratuita de 14 días, sin tarjeta de crédito
Excel / Google Sheets
Una hoja de cálculo suele estar incluida en un paquete ofimático que ya paga (Microsoft 365, Google Workspace) o es gratuita (LibreOffice). Su coste real es el tiempo dedicado a mantenerla y a resolver conflictos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo gestionar la reserva de salas con Excel?
Sí, para unas pocas salas y un equipo pequeño. Se complica cuando varias personas reservan a la vez, cuando hay que aplicar reglas o cuando personas externas necesitan reservar.
¿Hay una alternativa gratuita a la hoja de cálculo de reservas?
El plan gratuito de SpotBooker cubre 2 recursos (salas, equipos…) con usuarios ilimitados. Los planes de pago empiezan en 39 €/mes para 5 recursos.
¿Puedo importar mi hoja de cálculo actual?
Sí. Los usuarios y las reservas pueden importarse desde un archivo CSV o Excel, tras hacer coincidir los nombres de las salas de su archivo con sus recursos de SpotBooker.
¿Nuestros usuarios tienen que instalar algo?
No. SpotBooker funciona en el navegador web, en el ordenador o en el móvil. No hay app móvil nativa.
¿Y el papel de la puerta?
En su lugar, puede colocar un código QR en la sala: las personas lo escanean para hacer el check-in y, si nadie lo hace, la sala se libera automáticamente.
Otras comparativas
Pruebe SpotBooker con sus propias salas
Cree sus espacios, invite a sus compañeros y defina sus reglas. La prueba de 14 días es gratuita y no requiere tarjeta de crédito.
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