SpotBooker frente a Google Calendar para reservar salas
Si su organización utiliza Google Workspace, su administrador puede crear las salas como recursos de calendario y todos las añaden a sus eventos. A menudo es suficiente. Esta página explica dónde se queda corto y qué aporta SpotBooker.
Prueba gratuita de 14 días · Sin tarjeta de crédito · Usuarios ilimitados
En resumen
SpotBooker tiene sentido cuando…
- Necesita reglas: cuotas por persona o grupo, franjas fijas, cancelación tardía
- Algunas reservas requieren una o varias aprobaciones
- Las salas se reservan a menudo y se quedan vacías, y quiere un check-in con liberación automática
- Personas ajenas a la organización (o sin cuenta de Workspace) deben reservar
Google Calendar basta cuando…
- Todas las personas que reservan tienen una cuenta de Google Workspace
- Tiene pocas salas y pocos conflictos
- No necesita cuotas, aprobaciones ni check-in
- Quiere que la reserva sea la propia invitación a la reunión, con Google Meet
Comparación punto por punto
| Criterio | SpotBooker | Google Calendar |
|---|---|---|
| Qué necesita | Una cuenta de SpotBooker; los usuarios inician sesión con correo, Google o Microsoft | Una cuenta de Google Workspace (de trabajo o de centro educativo); un administrador crea las salas en la consola de administración |
| Coste | Plan gratuito (2 recursos) y, después, 39 €/mes o 390 €/año con 5 recursos incluidos | Incluido en Google Workspace, que se factura por usuario |
| Cómo se reserva | Calendario de cada recurso, búsqueda multicriterio (SpotFinder), planos | Añadir una sala a un evento de Calendar; conflictos comprobados hasta 12 meses vista |
| Quién puede reservar | Grupos y permisos por recurso | Permisos de uso compartido del calendario de la sala |
| Reglas de reserva | Franjas horarias fijas (15/20/30/60 min), límites por día, semana o mes (en horas o en número de reservas), excepciones por grupo, regla de cancelación tardía | Aceptación automática si está libre; no hemos encontrado en la documentación de Google ningún ajuste de duración máxima ni de cuotas por persona |
| Aprobación | Aprobación simple o en varios niveles | Un gestor del recurso puede aceptar o rechazar en nombre de la sala (configurado por un superadministrador) |
| Reservas fantasma | Check-in con código QR; el recurso se libera automáticamente si nadie hace el check-in | Salas liberadas cuando los asistentes rechazan la invitación, en algunas ediciones; no hemos encontrado ningún check-in que libere una sala cuando nadie se presenta |
| Personas externas | Página de reserva pública, sin necesidad de cuenta | Solo direcciones o dominios autorizados por el administrador (beta desde abril de 2026) |
| Informes de uso | Estadísticas y exportación CSV | Panel Room Insights en la consola de administración |
| Calendario | Invitación .ics adjunta a los correos (opción del usuario) y suscripciones iCal por usuario y por recurso; sin sincronización bidireccional | Nativo: la reserva es el propio evento de Calendar, con Google Meet |
La información sobre Google procede de los centros de ayuda oficiales de Google Workspace y Google Calendar y del blog Workspace Updates, consultados en octubre de 2026. Las funciones dependen de su edición de Workspace.
Donde Google Calendar es más fuerte
Google Calendar puede ser la mejor opción en estas situaciones. Preferimos decírselo antes de que se registre, no después.
Ya está en el calendario de todos
La sala se añade a la propia reunión: no hay nada nuevo que aprender, y la reserva, los invitados y el enlace de Google Meet están en un único evento.
Sin suscripción adicional
Los recursos de sala forman parte de Google Workspace. Si cubren sus necesidades, no necesita otra herramienta.
Hardware para salas de reuniones
Con el hardware de Google Meet, se puede reservar una sala en el momento desde el dispositivo de la sala, según la documentación de Google.
Donde SpotBooker encaja mejor
Reglas que se aplican solas
Límites en horas o en número de reservas por día, semana o mes, excepciones por grupo, franjas horarias fijas y regla de cancelación tardía: SpotBooker las aplica en el momento de reservar.
Check-in contra las reservas fantasma
Los usuarios confirman con un código QR en la sala. Si nadie hace el check-in, el recurso se libera y otros pueden reservarlo.
Abierto a personas sin cuenta
Una página de reserva pública permite a familias, socios o residentes reservar sin cuenta, y los usuarios de Microsoft o con correo electrónico también pueden iniciar sesión.
Cualquier recurso, en un plano
Salas, equipos, vehículos o plazas de aparcamiento, con categorías, campos personalizados, planos y búsqueda multicriterio.
Lo que SpotBooker no hace (hoy)
- Sin aplicación móvil nativa: SpotBooker se usa en el navegador, en el ordenador o en el móvil.
- Sin sincronización bidireccional con Outlook o Google Calendar: las reservas pueden enviarse como invitación .ics y seguirse con un feed de suscripción iCal.
- Sin aplicación para Teams, sin complemento de Outlook, sin API pública.
- Sin reserva de puestos por día, hot desking ni planificación de presencia.
- Sin sensores de ocupación ni pantallas de puerta.
Precios
SpotBooker
- Gratis: 2 recursos (salas, equipos…)
- Mensual: 39 €/mes, 5 recursos incluidos, +3 € por recurso adicional al mes
- Anual: 390 €/año, 5 recursos incluidos, +30 € por recurso adicional al año
- Usuarios ilimitados en todos los planes
- Prueba gratuita de 14 días, sin tarjeta de crédito
Google Calendar
Los recursos de sala están incluidos en Google Workspace, que se factura por usuario y mes (consulte la página de precios de Google para su país). Algunas funciones, como liberar salas cuando los asistentes rechazan la invitación, se limitan a determinadas ediciones.
Preguntas frecuentes
¿Puedo reservar salas de reuniones gratis con Google Calendar?
Los recursos de sala son una función de Google Workspace: necesita una cuenta de trabajo o de centro educativo y un administrador que los cree. Una cuenta personal de Gmail solo puede compartir un calendario normal para una sala.
¿SpotBooker se sincroniza con Google Calendar?
No de forma bidireccional. Los usuarios pueden iniciar sesión con Google, recibir una invitación .ics adjunta a los correos y suscribirse a un calendario iCal de sus reservas o de un recurso.
¿Puede Google Calendar limitar cuánto tiempo o con qué frecuencia alguien reserva una sala?
No hemos encontrado ese ajuste en la documentación de Google: el acceso se gestiona mediante los permisos de uso compartido del calendario. SpotBooker ofrece límites por día, semana o mes, con excepciones por grupo.
¿Pueden reservar una sala personas ajenas a mi organización?
En Google Workspace, solo las direcciones o dominios autorizados por su administrador, desde su propio calendario (función en beta desde abril de 2026). SpotBooker ofrece una página de reserva pública que funciona sin cuenta.
¿Puedo mantener Google Calendar y añadir SpotBooker?
Sí. Muchas necesidades (equipos, reservas de personas externas, reglas) pueden gestionarse en SpotBooker mientras las reuniones siguen en Google Calendar; las suscripciones iCal muestran las reservas de SpotBooker en su calendario.
Otras comparativas
Pruebe SpotBooker con sus propias salas
Cree sus espacios, invite a sus compañeros y defina sus reglas. La prueba de 14 días es gratuita y no requiere tarjeta de crédito.
Empezar la prueba gratuitaPrueba gratuita de 14 días · Sin tarjeta de crédito · Usuarios ilimitados