Réservation d’instruments et de matériel pour les laboratoires de recherche
Microscopes, centrifugeuses, spectromètres, salles partagées et véhicules : les chercheurs les réservent en quelques clics, sur les créneaux et les horaires d’ouverture que vous fixez, dans le respect des quotas par groupe et avec la validation du responsable du labo si besoin. Les accessoires se réservent avec l’instrument et sont inclus dans le prix.
Pensé pour le partage d’instruments dans un labo
Instruments, salles et matériel au même endroit
Microscopes, centrifugeuses, chambres froides, salles de réunion, véhicules : chaque ressource partagée est réservable, classée par catégorie, et peut être placée sur un plan. Une page de réservation publique permet à des partenaires extérieurs de réserver sans compte.
Horaires d’ouverture et créneaux par instrument
Fixez les heures où un instrument est réservable et les règles de créneaux, pour que les réservations suivent le rythme de vos manips.
Des quotas équitables par groupe
Plafonnez les heures qu’une personne peut réserver par jour, par semaine ou par mois. Donnez aux doctorants, aux post-docs et aux visiteurs des limites différentes grâce aux groupes.
Validation par un responsable
Envoyez les demandes pour les instruments sensibles ou coûteux au responsable, qui les accepte ou les refuse.
Accessoires inclus dans le prix
Un rotor, un porte-échantillon ou un jeu de câbles se réserve avec son instrument, sans supplément. Les accessoires ne se réservent jamais seuls : personne ne garde une pièce sans la machine.
Connexion avec Microsoft Entra ID ou Google
Les chercheurs se connectent avec leur compte d’établissement, et les droits peuvent suivre vos groupes Microsoft Entra. L’authentification à deux facteurs est disponible pour les comptes qui en ont besoin.
Qu’est-ce qui change pour votre labo ?
De la feuille scotchée sur l’instrument à un planning fiable pour tout le monde.
- Le microscope se réserve sur une feuille papier ou un tableur partagé, avec des lignes qui se chevauchent et aucun historique
- Quelques personnes gardent les meilleurs créneaux pendant des semaines, et les absences laissent l’instrument inutilisé
- Les demandes pour les instruments coûteux circulent par e-mail jusqu’à ce que le responsable réponde
- Chacun voit ce qui est libre et réserve sur des créneaux qui suivent les horaires d’ouverture de l’instrument
- Des rappels partent par e-mail, et une réservation où personne ne se présente est libérée automatiquement (15 minutes par défaut, de 5 à 60)
- Les demandes passent par une étape de validation, et les statistiques d’usage s’exportent en CSV
Comment un laboratoire met en place SpotBooker
Trois étapes, de votre annuaire à la première manip réservée.
Connectez-vous avec Microsoft Entra ID ou Google, ou importez les utilisateurs depuis un fichier CSV ou Excel. Créez des groupes comme techniciens, doctorants et visiteurs.
Créez chaque instrument avec sa catégorie, ses horaires d’ouverture, ses créneaux et ses quotas, et choisissez ceux qui demandent une validation. Rattachez-y les accessoires qui vont avec.
Les chercheurs réservent un créneau ou une série, les validateurs décident, et les statistiques montrent le taux d’occupation et les absences instrument par instrument.
Des fonctionnalités conçues pour vos besoins
Procédure d'approbation
Mettez en place des workflows d’approbation pour que les managers valident les réservations avant confirmation.
En savoir plusSegmentation utilisateurs
Définissez des groupes d’utilisateurs avec des droits d’accès et des règles de réservation adaptés à votre organisation.
En savoir plusCarte interactive
Un plan de vos locaux montre les salles et ressources libres, occupées ou réservées : on trouve la bonne et on la réserve d'un clic.
En savoir plus
Bon à savoir avant de commencer
- SpotBooker ne suit pas les formations ni les habilitations. Il ne peut pas refuser une réservation tant que la personne n’a pas été validée sur un instrument. Pour limiter l’accès à un instrument sensible, utilisez les groupes et la validation par un responsable.
- Il n’y a ni facturation ni refacturation aux projets ou aux contrats, ni journal de maintenance par instrument. SpotBooker réserve le temps ; les statistiques d’usage s’exportent en CSV pour votre propre comptabilité.
- Les accessoires, comme un rotor ou un porte-échantillon, se réservent en même temps qu’un instrument et sont inclus dans le prix. Ils ne se réservent jamais seuls.
- Les agendas sont alimentés par des invitations .ics et des liens d’abonnement. Il n’y a pas de synchronisation dans les deux sens ni d’application mobile native : SpotBooker fonctionne dans le navigateur.
- Les outils dédiés aux plateformes technologiques vont plus loin. D’après leurs sites en octobre 2026, OpenInstrument propose une formule Lab à 499 $ US par an pour 10 instruments au plus, avec des utilisateurs illimités, et la facturation aux projets dans sa formule Core Facility. La formule Core de QReserve démarre à 3 000 $ US par an pour 100 utilisateurs au plus. Sources : openinstrument.com et qreserve.com.
- SpotBooker est un outil plus simple et moins cher pour les instruments partagés d’un labo : gratuit jusqu’à 2 ressources, puis 39 € par mois (ou 390 € par an) pour 5 ressources, plus 3 € par ressource en plus et par mois, avec des utilisateurs illimités. Si vous avez besoin de valider les formations ou de refacturer aux projets, choisissez un outil dédié.
Prêt à transformer vos espaces ?
Créez votre compte, ajoutez deux ou trois instruments partagés et essayez la page de réservation avec votre équipe avant de l’ouvrir à tout le labo. Essai de 14 jours, sans carte.
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