SpotBooker vs salas do Outlook (Microsoft 365)
Se a sua organização usa o Microsoft 365, você já pode reservar salas no Outlook: cada sala tem a sua caixa de correio de sala, e o Room Finder ajuda a encontrar uma livre. O SpotBooker não tem suplemento do Outlook. Ele complementa ou substitui as caixas de correio de sala quando você precisa de páginas de reserva públicas, cotas, aprovações, plantas ou reserva de equipamentos, ou quando parte de quem reserva não tem conta Microsoft.
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Em resumo
O SpotBooker faz sentido quando…
- Parte de quem reserva não tem conta Microsoft: alunos, moradores, parceiros, associados
- Você precisa de cotas por pessoa ou grupo, horários fixos ou aprovação em vários níveis
- Você compartilha equipamentos ou instrumentos de laboratório, com seus acessórios
- Você quer plantas, check-in com liberação automática e estatísticas de uso
As salas do Outlook servem melhor quando…
- Todos que reservam têm conta Microsoft 365 e trabalham no Outlook
- Uma reserva é uma reunião: a sala só precisa aparecer no convite
- Suas regras são simples: sem conflitos, uma antecedência máxima, uma duração máxima
- Você não quer outra ferramenta, outro login nem outra assinatura
Comparação ponto a ponto
| Critério | SpotBooker | Microsoft 365 |
|---|---|---|
| O que é | Uma ferramenta para reservar salas e recursos compartilhados, usada no navegador | Caixas de correio de sala e de equipamento do Exchange Online: a sala é adicionada a um convite de reunião do Outlook; o Room Finder ajuda a encontrar uma sala livre |
| Preço | Plano gratuito (2 recursos), depois 39 €/mês ou 390 €/ano com 5 recursos incluídos | Recurso do Exchange Online, sem outra ferramenta de reservas para comprar: consulte a Microsoft para os planos |
| O que se reserva | Salas, equipamentos, veículos, instrumentos de laboratório e qualquer recurso compartilhado; acessórios podem ser reservados junto com um recurso, sem custo adicional | Salas (caixas de correio de sala), espaços de trabalho e equipamentos como um projetor ou um carro da empresa (caixas de correio de equipamento) |
| Onde se reserva | No SpotBooker, em qualquer navegador no computador ou no celular, ou numa página de reserva pública sem conta | No Outlook para Windows, Mac, web, iOS e Android, adicionando a sala a um convite de reunião |
| Calendário do Outlook | Convite .ics anexado aos e-mails (opção do usuário) e feeds de assinatura iCal por usuário e por recurso; sem sincronização bidirecional; sem suplemento do Outlook | Integrado: a reserva é a própria reunião do Outlook |
| Regras de reserva | Grade fixa de horários (15/20/30/60 min), limites por dia, semana ou mês (em horas ou número de reservas), exceções por grupo, regra de cancelamento tardio | Antecedência máxima (180 dias por padrão), duração máxima (24 horas por padrão), só no horário de trabalho, reuniões recorrentes permitidas ou não, e quem pode reservar |
| Aprovação | Aprovação simples ou em vários níveis, por recurso | Delegados aceitam ou recusam as solicitações; se houver vários, basta a resposta de um |
| Encontrar uma sala | Plantas, categorias, etiquetas e campos personalizados | Room Finder: busca por cidade e lista de salas, filtros por capacidade, andar e recursos; uma busca retorna no máximo 100 salas |
| Check-in e ausências | Check-in por QR code; o recurso é liberado automaticamente se ninguém fizer o check-in | Ver o site da Microsoft |
| Configuração | Na área de administração do SpotBooker; usuários podem ser importados de um arquivo CSV ou Excel | No centro de administração do Exchange ou no PowerShell; listas de salas só podem ser criadas no PowerShell; uma alteração pode levar de 24 a 48 horas para aparecer no Room Finder |
| Login | E-mail e senha, Google, Microsoft Entra ID (SSO, restrição por tenant ou domínio, grupos do Entra associados a grupos) | Conta Microsoft 365 da sua organização |
| Informações conferidas | outubro de 2026 | outubro de 2026, no Microsoft Learn |
As informações sobre a Microsoft vêm do Microsoft Learn: “Manage resource mailboxes in Exchange Online” e “Configure rooms and workspaces for Room Finder”, consultados em outubro de 2026. As funcionalidades mudam: confira na documentação da Microsoft.
Onde Microsoft 365 é mais forte
Microsoft 365 pode ser a melhor escolha nestas situações. Preferimos dizer isso antes do seu cadastro, e não depois.
Nada novo para aprender
A sala é reservada ao criar a reunião, no Outlook que já se usa, no computador ou no celular.
Já faz parte do Exchange Online
As caixas de correio de sala e de equipamento vêm com o Exchange Online: não há outro produto para comprar ou conectar.
Um só calendário
O calendário da sala e a reunião são a mesma coisa: não há nada para sincronizar. O SpotBooker não tem sincronização bidirecional com o Outlook.
Onde o SpotBooker se encaixa melhor
Pessoas fora do Microsoft 365
Uma página de reserva pública permite reservar uma sala ou um recurso sem conta, conforme as suas regras.
Regras além dos conflitos
Limites por dia, semana ou mês, exceções por grupo, horários fixos, regra de cancelamento tardio e aprovação simples ou em vários níveis.
Equipamentos e instrumentos
Um microscópio, um veículo ou uma câmera são reservados como uma sala, e acessórios entram na mesma reserva sem custo adicional.
Check-in e estatísticas
O check-in por QR code libera o recurso após 15 minutos por padrão (ajustável de 5 a 60) se ninguém aparecer; as estatísticas de uso são exportadas em CSV.
O que o SpotBooker não faz (hoje)
- Sem aplicativo móvel nativo: o SpotBooker funciona no navegador, no computador ou no celular.
- Sem sincronização bidirecional com Outlook ou Google Agenda: as reservas podem ser enviadas como convite .ics e acompanhadas por um feed de assinatura iCal.
- Sem aplicativo para Teams, sem suplemento do Outlook, sem API pública.
- Sem reserva de estações de trabalho por dia, hot desking ou planejamento de presença.
- Sem sensores de ocupação nem telas de porta.
Preços
SpotBooker
- Gratuito: 2 recursos (salas, equipamentos…)
- Mensal: 39 €/mês, 5 recursos incluídos, +3 € por recurso adicional por mês
- Anual: 390 €/ano, 5 recursos incluídos, +30 € por recurso adicional por ano
- Usuários ilimitados em todos os planos
- Teste gratuito de 14 dias, sem cartão de crédito
Microsoft 365
As caixas de correio de sala e de equipamento são um recurso do Exchange Online: não há um produto de reservas separado para comprar. Confira com a Microsoft o que o seu plano inclui. Usar o SpotBooker ao mesmo tempo não muda a sua assinatura do Microsoft 365.
Perguntas frequentes
Preciso do SpotBooker se já temos o Microsoft 365?
Nem sempre. Se todos que reservam têm conta Microsoft 365 e basta evitar reservas duplicadas, as caixas de correio de sala e o Room Finder podem bastar. O SpotBooker ajuda quando você precisa de cotas, aprovações, plantas, reserva de equipamentos ou uma página de reserva pública.
O SpotBooker tem um suplemento do Outlook?
Não. O SpotBooker não tem suplemento do Outlook nem aplicativo para Teams. A reserva é feita no SpotBooker, pelo navegador.
As reservas do SpotBooker aparecem no Outlook?
Sim, somente para leitura: o usuário pode receber um convite .ics com os e-mails de reserva e assinar um feed iCal das suas reservas ou de um recurso. Não há sincronização bidirecional: uma reunião criada no Outlook não reserva uma sala no SpotBooker.
Dá para entrar com a conta Microsoft?
Sim. O SpotBooker aceita login com Microsoft Entra ID, pode limitá-lo ao seu tenant ou domínio, e os grupos do Entra podem ser associados a grupos do SpotBooker para dar permissões.
Dá para usar as caixas de correio de sala e o SpotBooker ao mesmo tempo?
Sim, desde que cada recurso seja reservado em um só lugar. Uma divisão comum: as salas de reunião ficam no Outlook, e os equipamentos, laboratórios ou salas abertas ao público passam para o SpotBooker.
Outros comparativos
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