Quanto tempo dura de fato uma reunião reservada? Em que dia as salas são mais procuradas? Quantas reservas são canceladas em cima da hora? Contamos um ano de reservas feitas no SpotBooker por 183 organizações: empresas, coworkings, escolas, associações e órgãos públicos.
Os números principais
- Terça e quinta são os dias mais movimentados: cada um reúne cerca de 21% das reservas da semana, contra 14% na sexta.
- 9h e 14h são os horários de pico. Uma em cada seis reservas começa às 9h. Ao meio-dia quase nenhuma começa (4%).
- Metade das reservas dura uma hora ou menos. A duração mediana é de 60 minutos, e uma em cada oito não passa de 30 minutos.
- A organização mediana cancela 13% das reservas. Dependendo da organização, a taxa vai de 1% a 49%.
- Mais de um terço dos cancelamentos acontece menos de 24 horas antes do horário, e 28% menos de duas horas antes.
- Quase uma em cada três reservas é feita com menos de 24 horas de antecedência.
Os dias: um pico no meio da semana
Para cada organização com pelo menos 100 reservas mantidas, calculamos a parte de cada dia e depois fizemos a média entre as organizações, para que as maiores não pesem mais do que as outras.
| Dia | Parte das reservas |
|---|---|
| Segunda | 16% |
| Terça | 21% |
| Quarta | 19% |
| Quinta | 21% |
| Sexta | 14% |
O fim de semana representa só 5% do total de reservas, sobretudo em coworkings e espaços abertos ao público.
O que isso significa: se faltam salas, é na terça e na quinta. Antes de criar uma nova sala, veja se a segunda e a sexta conseguem absorver as reuniões que podem mudar de dia.
Os horários: 9h e 14h, com uma queda ao meio-dia
As reservas começam sobretudo às 9h (16%), às 14h (14%) e às 10h (14%). A queda do meio-dia (4%) é clara. Depois das 17h quase nada começa.
O que isso significa: dois horários do dia concentram quase um terço dos inícios de reserva. São eles que lotam as salas, não o dia inteiro.
A duração: reuniões curtas
A duração mediana de uma reserva é de 60 minutos. 53% das reservas duram uma hora ou menos, 12% não passam de 30 minutos e 13% duram quatro horas ou mais (dias de treinamento, oficinas, locações de meio período).
O que isso significa: uma grade de reserva em intervalos de 30 minutos atende à grande maioria dos usos. Horários mínimos de uma hora fazem perder meia hora em uma de cada oito reservas.
Os cancelamentos: muitas vezes em cima da hora
Para as 17 organizações com pelo menos 200 reservas no período, a taxa de cancelamento mediana é de 13%. As diferenças são grandes: de 1% a 49%. As taxas mais altas vêm de organizações que criam séries recorrentes e depois cancelam as ocorrências de que não precisam.
Entre os cancelamentos com horário conhecido (6.418):
- 36% acontecem menos de 24 horas antes do início;
- 28%, menos de duas horas antes;
- 17%, depois do horário de início.
O que isso significa: uma sala cancelada tarde muitas vezes é uma sala perdida, porque ninguém tem tempo de aproveitá-la. Uma regra de cancelamento tardio e o check-in por QR code, que libera a sala quando ninguém aparece, recuperam esses horários. Falamos disso no nosso artigo sobre reservas não utilizadas.
A antecedência: muitas reservas no mesmo dia
31% das reservas são feitas menos de 24 horas antes do início. Por outro lado, 55% são feitas com mais de uma semana de antecedência, em grande parte por causa das reservas recorrentes.
Os hábitos variam muito: em metade das organizações, menos de 5% das reservas são recorrentes; em outras, mais de 90%.
O que isso significa: a ferramenta precisa atender tanto quem reserva uma sala para daqui a dez minutos quanto quem planeja uma aula para o ano inteiro.
Método
- Fonte: as reservas registradas no SpotBooker, software para reservar salas e recursos compartilhados.
- Período: de 26 de outubro de 2025 a 25 de outubro de 2026 (data de início do horário).
- Abrangência: 46.159 reservas em 183 organizações. Ficam de fora as contas de demonstração e de teste, as reservas excluídas e as importadas de outra ferramenta.
- Reservas mantidas: reservas confirmadas, com ou sem check-in. Os dias e horários são calculados sobre elas, no fuso horário de cada organização.
- Duração: calculada sobre as reservas mantidas, sem a organização mais ativa, cujas reservas de dia inteiro distorceriam a mediana.
- Médias: para dias e horários, cada organização com pelo menos 100 reservas mantidas tem o mesmo peso (22 organizações). Os demais números se referem ao conjunto das reservas, salvo indicação em contrário.
- Privacidade: só publicamos totais. Nenhuma organização e nenhuma pessoa pode ser identificada.
Estes números descrevem as organizações que usam o SpotBooker. Não são médias nacionais. Você pode reutilizá-los citando a fonte: “Estudo SpotBooker 2026 sobre reserva de salas”.
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