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Plantilla Excel gratuita para la reserva de salas y equipos

Un archivo sencillo para saber quién ha reservado qué y cuándo. Las reservas dobles de un mismo recurso se marcan en rojo, y la pestaña «Vista semanal» ofrece un horario claro para compartir o imprimir.

Descargar la plantilla (.xlsx)

Archivo Excel · sin macros · compatible con LibreOffice y Google Sheets · sin pedir correo

Fecha Inicio Fin Recurso Reservado por Motivo Control
lun 909:0010:00Sala OlivoLucíaReunión de equipoOK
lun 910:0011:30Sala OlivoJavierEntrevista⚠ Solapamiento
lun 911:0012:00Sala OlivoMartaSeguimiento⚠ Solapamiento
mar 1014:0016:00Salón de actosPabloFormaciónOK
mié 1108:3012:30Proyector 1ElenaTallerOK
Vista previa de la pestaña Reservas: las dos filas en rojo se solapan.

Qué incluye la plantilla

Recursos

Sus salas, equipos y vehículos con tipo, capacidad y ubicación. Los nombres repetidos se resaltan para evitar confusiones.

Reservas

Una fila por reserva: fecha, horas, recurso elegido en una lista desplegable, quién reserva y para qué. La columna Control avisa de solapamientos y de horas de fin anteriores al inicio.

Vista semanal

Elija un recurso y un lunes: la tabla muestra la semana en franjas de 30 minutos, lista para imprimir en horizontal.

Instrucciones

Los pasos en una sola página, y lo que el archivo no hace, para que nadie se lleve sorpresas.

Cómo usarla

  1. Descargue el archivo y ábralo con Excel, LibreOffice Calc o Google Sheets.
  2. En la pestaña Recursos, sustituya los ejemplos (filas amarillas) por sus salas, equipos y vehículos.
  3. Borre las reservas de ejemplo y añada una fila por reserva, eligiendo el recurso en la lista.
  4. Si una fila se pone roja, dos reservas se solapan: avise a las personas afectadas.
  5. Guarde el archivo en una carpeta compartida (OneDrive, Google Drive, servidor) para que todos trabajen sobre la misma versión.

Para Google Sheets: en Google Drive, elija Nuevo › Subir archivo y ábralo con Google Sheets. Se mantienen las listas desplegables y el resaltado.

Cuando la hoja de cálculo se queda corta

Esta plantilla cumple bien para unos pocos recursos y un equipo pequeño. Esto es, con franqueza, lo que no puede hacer.

  • Avisa de los conflictos, pero no los evita

    La fila se pone roja, pero la doble reserva ya está anotada. Alguien tiene que decidir y avisar.

  • Varias personas a la vez

    Dos cambios simultáneos, una copia enviada por correo, un archivo bloqueado «en uso»: pronto nadie sabe cuál es la versión buena.

  • Sin aprobación

    No se puede enviar una solicitud a un responsable antes de confirmarla, ni limitar quién puede reservar qué.

  • Sin recordatorios

    Nadie recibe un aviso antes de su reserva. Los olvidos siguen siendo olvidos.

  • Sin saber el uso real

    Una sala reservada sigue «ocupada» en el archivo aunque no venga nadie. Nada la libera para los demás.

Lo que hace SpotBooker en su lugar

No se puede reservar una franja ya ocupada. Incluye reglas de aprobación simples o de varios niveles, recordatorios, reservas periódicas, check-in con código QR que libera la sala si nadie se presenta y estadísticas exportables a CSV. Los usuarios entran con Google o Microsoft, o reservan desde una página pública.

Probar SpotBooker gratis

Gratis hasta 2 recursos; después, 39 €/mes con 5 recursos incluidos. Prueba de 14 días sin tarjeta.

Preguntas frecuentes

¿La plantilla es realmente gratuita?

Sí. No pedimos su correo, y puede modificarla y compartirla libremente dentro de su organización.

¿Hay que activar macros?

No. El archivo solo usa fórmulas y formato condicional, sin macros.

¿Cuántas reservas admite?

Las fórmulas cubren 50 recursos y 300 reservas. A partir de ahí, archive las filas antiguas en una copia del archivo.

¿Puedo añadir columnas?

Sí, a la derecha de la columna Control. Evite insertar columnas en medio: las fórmulas de control y de la vista semanal dependen de su posición.

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