Modèle Excel gratuit de planning de réservation de salles et de matériel
Un fichier simple pour savoir qui a réservé quoi, et quand. Les doubles réservations sur une même ressource sont signalées en rouge, et l’onglet « Planning semaine » donne une vue lisible à afficher ou à imprimer.
Fichier Excel · aucune macro · compatible LibreOffice et Google Sheets · aucun e-mail demandé
| Date | Début | Fin | Ressource | Réservé par | Objet | Contrôle |
|---|---|---|---|---|---|---|
| lun. 9 | 09:00 | 10:00 | Salle Lumière | Claire | Réunion d’équipe | OK |
| lun. 9 | 10:00 | 11:30 | Salle Lumière | Karim | Entretien | ⚠ Chevauchement |
| lun. 9 | 11:00 | 12:00 | Salle Lumière | Julie | Point projet | ⚠ Chevauchement |
| mar. 10 | 14:00 | 16:00 | Salle polyvalente | Marc | Formation | OK |
| mer. 11 | 08:30 | 12:30 | Vidéoprojecteur 1 | Sophie | Atelier | OK |
Ce que contient le modèle
Ressources
Vos salles, matériels et véhicules avec type, capacité et lieu. Un nom en double est surligné pour éviter les confusions.
Réservations
Une ligne par réservation : date, heures, ressource choisie dans une liste déroulante, demandeur et objet. La colonne Contrôle signale les chevauchements et les heures de fin avant le début.
Planning semaine
Choisissez une ressource et un lundi : la grille affiche la semaine par créneaux de 30 minutes, prête à imprimer en paysage.
Mode d’emploi
Les étapes en une page, et ce que le fichier ne sait pas faire, pour que personne ne soit surpris.
Comment l’utiliser
- Téléchargez le fichier et ouvrez-le dans Excel, LibreOffice Calc ou Google Sheets.
- Dans l’onglet Ressources, remplacez les exemples (lignes jaunes) par vos salles, votre matériel et vos véhicules.
- Supprimez les réservations d’exemple, puis ajoutez une ligne par réservation en choisissant la ressource dans la liste.
- Si une ligne passe au rouge, deux réservations se recouvrent : prévenez les personnes concernées.
- Déposez le fichier sur un espace partagé (OneDrive, Google Drive, serveur) pour que tout le monde travaille sur la même version.
Pour Google Sheets : dans Google Drive, choisissez Nouveau › Importer un fichier, puis ouvrez-le avec Google Sheets. Les listes déroulantes et le surlignage sont conservés.
Quand un tableur ne suffit plus
Ce modèle fait bien son travail pour quelques ressources et une petite équipe. Voici, honnêtement, ce qu’il ne peut pas faire.
-
Il signale les conflits, il ne les empêche pas
La ligne devient rouge, mais la double réservation est déjà enregistrée. Quelqu’un doit trancher et prévenir.
-
Plusieurs personnes en même temps
Deux modifications simultanées, une copie envoyée par e-mail, un fichier verrouillé « en cours d’utilisation » : la bonne version devient vite incertaine.
-
Pas de validation
Impossible de soumettre une demande à un responsable avant qu’elle soit confirmée, ni de limiter qui peut réserver quoi.
-
Pas de rappels
Personne n’est prévenu avant sa réservation. Les oublis restent des oublis.
-
Aucune idée de l’usage réel
Une salle réservée reste « occupée » dans le fichier même si personne ne vient. Rien ne la libère pour les autres.
Ce que SpotBooker fait à la place
Une réservation impossible si le créneau est pris, des règles de validation simples ou à plusieurs niveaux, des rappels, des réservations récurrentes, un check-in par QR code qui libère la salle si personne ne se présente, et des statistiques exportables en CSV. Vos utilisateurs se connectent avec Google ou Microsoft, ou réservent depuis une page publique.
Gratuit jusqu’à 2 ressources, puis 39 €/mois avec 5 ressources incluses. Essai de 14 jours sans carte bancaire.
Questions fréquentes
Le modèle est-il vraiment gratuit ?
Oui. Aucun e-mail n’est demandé, et vous pouvez le modifier et le partager librement dans votre organisation.
Faut-il activer des macros ?
Non. Le fichier n’utilise que des formules et de la mise en forme conditionnelle, sans macro.
Combien de réservations peut-il contenir ?
Les formules couvrent 50 ressources et 300 réservations. Au-delà, archivez les anciennes lignes dans une copie du fichier.
Puis-je ajouter des colonnes ?
Oui, à droite de la colonne Contrôle. Évitez d’insérer des colonnes au milieu : les formules de contrôle et du planning s’appuient sur leur position.
Les autres outils gratuits
- Générateur d’affichettes QR pour portes de salle Nom de la salle, QR code vers votre page de réservation et consigne courte : une affichette A4 ou A5 à imprimer en deux minutes. Ouvrir l’outil
- Générateur de panneaux de porte pour salles Tapez les noms de vos salles : un panneau propre par salle, prêt à imprimer, avec l’emplacement du QR code de réservation. Ouvrir l’outil
- Calculateur du coût des salles réservées mais vides Combien d’heures de salle sont bloquées pour rien chaque année, et ce que cela coûte, à partir de vos propres chiffres. Ouvrir l’outil