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Modelo Excel gratuito para reserva de salas e equipamentos

Um ficheiro simples para saber quem reservou o quê e quando. As reservas duplicadas no mesmo recurso ficam a vermelho, e o separador «Vista semanal» dá um horário claro para partilhar ou imprimir.

Descarregar o modelo (.xlsx)

Ficheiro Excel · sem macros · compatível com LibreOffice e Google Sheets · sem pedir e-mail

Data Início Fim Recurso Reservado por Motivo Verificação
seg 909:0010:00Sala TejoAnaReunião de equipaOK
seg 910:0011:30Sala TejoJoãoEntrevista⚠ Sobreposição
seg 911:0012:00Sala TejoInêsPonto de situação⚠ Sobreposição
ter 1014:0016:00AuditórioRuiFormaçãoOK
qua 1108:3012:30Projetor 1SofiaWorkshopOK
Pré-visualização do separador Reservas: as duas linhas a vermelho sobrepõem-se.

O que inclui o modelo

Recursos

As suas salas, equipamentos e viaturas com tipo, capacidade e localização. Os nomes repetidos ficam realçados para evitar confusões.

Reservas

Uma linha por reserva: data, horas, recurso escolhido numa lista pendente, quem reserva e para quê. A coluna Verificação assinala sobreposições e horas de fim anteriores ao início.

Vista semanal

Escolha um recurso e uma segunda-feira: a grelha mostra a semana em blocos de 30 minutos, pronta a imprimir na horizontal.

Instruções

Os passos numa só página, e o que o ficheiro não faz, para ninguém ser apanhado de surpresa.

Como usar

  1. Descarregue o ficheiro e abra-o no Excel, LibreOffice Calc ou Google Sheets.
  2. No separador Recursos, substitua os exemplos (linhas amarelas) pelas suas salas, equipamentos e viaturas.
  3. Apague as reservas de exemplo e acrescente uma linha por reserva, escolhendo o recurso na lista.
  4. Se uma linha ficar vermelha, duas reservas sobrepõem-se: avise as pessoas envolvidas.
  5. Guarde o ficheiro numa pasta partilhada (OneDrive, Google Drive, servidor) para que todos trabalhem na mesma versão.

Para o Google Sheets: no Google Drive, escolha Novo › Carregamento de ficheiro e abra-o com o Google Sheets. As listas pendentes e o realce mantêm-se.

Quando a folha de cálculo já não chega

Este modelo resolve bem para poucos recursos e uma equipa pequena. Eis, com franqueza, o que não consegue fazer.

  • Assinala conflitos, não os evita

    A linha fica vermelha, mas a reserva duplicada já está lá. Alguém tem de decidir e avisar.

  • Várias pessoas ao mesmo tempo

    Duas alterações em simultâneo, uma cópia enviada por e-mail, um ficheiro bloqueado «em utilização»: depressa ninguém sabe qual é a versão certa.

  • Sem aprovação

    Não dá para enviar um pedido a um responsável antes de o confirmar, nem limitar quem pode reservar o quê.

  • Sem lembretes

    Ninguém é avisado antes da sua reserva. Os esquecimentos continuam a ser esquecimentos.

  • Sem saber o uso real

    Uma sala reservada continua «ocupada» no ficheiro mesmo que ninguém apareça. Nada a liberta para os outros.

O que a SpotBooker faz em vez disso

Não é possível reservar um horário já ocupado. Tem regras de aprovação simples ou com vários níveis, lembretes, reservas recorrentes, check-in por código QR que liberta a sala se ninguém aparecer e estatísticas exportáveis em CSV. Os utilizadores entram com Google ou Microsoft, ou reservam a partir de uma página pública.

Experimentar a SpotBooker grátis

Grátis até 2 recursos; depois, 39 €/mês com 5 recursos incluídos. Teste de 14 dias sem cartão.

Perguntas frequentes

O modelo é mesmo gratuito?

Sim. Não pedimos o seu e-mail, e pode alterá-lo e partilhá-lo livremente dentro da sua organização.

É preciso ativar macros?

Não. O ficheiro usa apenas fórmulas e formatação condicional, sem macros.

Quantas reservas aguenta?

As fórmulas abrangem 50 recursos e 300 reservas. A partir daí, arquive as linhas antigas numa cópia do ficheiro.

Posso acrescentar colunas?

Sim, à direita da coluna Verificação. Evite inserir colunas no meio: as fórmulas de verificação e da vista semanal dependem da posição delas.

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